Очень часто, вместо того чтобы уделить время действительно важным для нас вещам, мы тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Американский генерал (а впоследствии президент) Дуайт Эйзенхауэр выработал правило принятия решения относительно того, выполнению какой задачи следует отдать предпочтение, особенно в ситуациях дефицита времени. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и значимость задачи. Значимые срочные задачи следует выполнять без промедления; значимые несрочные задачи нужно выполнять в предварительно установленные сроки; незначимые срочные задачи желательно перепоручать другим; незначимые несрочные задачи — отправить в корзину для бумаг.
Рассмотрим матрицу задач (дел) по Эйзенхауэру более подробно.
I. Значимые срочные дела («горящие проекты», экстренные ситуации, неотложные дела) — дела, касающиеся важных для человека ценностей и достижения важных целей, требующие от него немедленного непосредственного выполнения. Их невыполнение в срок может иметь для человека серьезные негативные последствия. Примеры таких дел: выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу; важный деловой звонок в определенное время; посещение врача при острых симптомах заболевания и т. п. При переизбытке значимых срочных дел в жизни человек начинает испытывать хронический стресс. В идеале, в этом секторе матрицы не должно быть более двух дел одновременно. Прежде чем отнести какую-либо задачу к этому сектору, необходимо объективно оценить ее важность и срочность.
II. Значимые несрочные дела (долгосрочные цели, приоритетные задачи) — дела, касающиеся важных для человека ценностей и достижения важных целей, требующие от него непосредственных действий или перепоручения дел компетентным помощникам (при наличии времени для контроля и исправления возможных ошибок). Примеры таких дел: заблаговременная подготовка к сессии; изучение иностранного языка и т. п. К значимым несрочным делам относятся все задачи, которые не требуют безотлагательного выполнения, но являются ключевыми для человека: важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает» и которые могут подождать, если есть значимые срочные дела. Дела этой категории могут превращаться в значимые срочные дела, если не были начаты или проанализированы вовремя.
III. Незначимые срочные дела — рутинные или незапланированные (внезапно появившиеся) дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особенно важными для человека. Примеры таких дел: не очень важные входящие телефонные звонки; внезапное приглашение на концерт и т. п. Человек часто на автомате делает подобные дела, не задумываясь о том, что мог бы потратить это время на более значимые дела. Незначимые срочные дела в случае дефицита времени можно перепоручать другим людям или отказаться от них вовсе, поскольку их результат не представляет для человека особой ценности.
IV. Незначимые несрочные дела (пустая трата времени, «поглотители» времени, неважные мелочи) — дела, от выполнения которых ничего не зависит, без которых человек может прекрасно обойтись. Примеры таких дел: просмотр неважных для человека телевизионных передач, общение обо всяких мелочах по телефону, в социальных сетях и т. п. Незначимые несрочные дела человек выполняет в силу привычки, не задумываясь о том, сколько времени они отнимают. Нужно стараться не тратить время своей жизни на эти дела.
В корпоративны тренингах по тайм-менеджменту (управление временем), целеполаганию и постановки задач, делегированию полномочий мы используем матрицу задач по Эйзенхауэру, так как она является рабочим инструментом. Практически любую задачу на тренинге можно разобрать по данной модели. Практические упражнения на тренинге помогают участникам понять свои сильные стороны и точки роста, усовершенствовать свои навыки.
