ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ

Цель: обучение приемам и техникам проведения эффективных совещаний на разных его этапах.

РЕЗУЛЬТАТЫ УЧАСТНИКОВ:

• Рассмотрят алгоритмы проведения эффективных совещаний, получат практический опыт в его применении.
• Определят оптимальную модель поведения в зависимости от типа совещания.
• Овладеют навыком постановки целей и задач совещаний.
• Научатся действовать в проблемных ситуациях на совещаниях.
• Научатся управлять методами группового принятия решений и групповыми процессами.
• Разработают регламенты и корпоративные правила поведения на совещании.
• Отработают навыки ведения совещаний и управления групповыми процессами: преодоление проблемных ситуаций, работа с возражениями и агрессивными высказываниями.

Для кого будет полезно:

• Руководители подразделений, отделов, департаментов (среднее звено управления), которые заинтересованы в развитии своих управленческих навыков.
• Руководители, которые хотят систематизировать и расширить свой спектр практических инструментов управления подчиненными.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ

Блок 1. Определение необходимости совещания и анализ существующих трудностей проведения.
1. Выбор оптимального метода решения возникающей проблемы: совещание или альтернативные методы.
2. Задачи, которые можно и нельзя решить при помощи совещания.
3. Причины, указывающие на необходимость проведение совещания.
4. Диагностика качества проведения совещаний и анализ существующих трудностей.
5. Этапы проведения совещаний
6. Правила проведения эффективных совещаний и анализ типичных ошибок

Блок 2. Подготовительный этап проведения совещания. 
1.Определение целей и задач совещания. Эффективные техники постановки целей и задач.
2. Определение вида и формы совещания в зависимости от цели: информирование, решение проблем, развитие, воодушевление. Информационные, аналитические или проблемные, стратегические, развивающие и мотивирующие совещания.
3. Выбор метода проведения совещаний: доклад, обмен мнениями (обмен информацией), мозговой штурм, обсуждение.
4. Планирование состава и ролей участников. Определение категории участников и оптимальное их количество. Составление списка участников. Выбор протоколиста совещания.
5. Написание структуры и содержания совещания. Разработка повестки дня и её написание. Учет психологических эффектов при составлении повестки совещания (эффект края и т.д.)
6. Решение организационных вопросов подготовки совещания в зависимости от представляемой информации. Время и место проведения совещаний.
7. Прогнозирование возможных потерь времени при совещании.
8. Подготовка участников совещания. Мотивация участников к совещанию. Правила оповещения.

Блок 3. Начало совещания.
1. Правила удачного начала совещания. Размещение в пространстве участников совещания.
2. Вступление ведущего, благоприятствующее эффективному совещанию. Эффекты ореола и первого впечатления.
3.Оглашение регламента и порядок выступления, целей и задач совещания, время начала и окончания совещания. Ритуал приветствия.
4. Правила работы совещания и правила поведения участников, определение ролей. Роль и функции председателя совещания. Правила участников совещания.
5. Планируемые результаты.

Блок 4. Основная часть совещания.
1. Определение модели поведения ведущего в зависимости от состава группы, целей, задач совещания.
2. Удержание лидерской позиции ведущим совещание.
3. Методы привлечения и удержания внимания.
4. Удержание повестки дня.
5. Ролевые позиции на совещании (поведенческие шаблоны).
6. Групповые процессы, методы контроля групповой динамики на совещаниях и способы их управления (социальная фасилитация, деиндивидуализация, огрупление мышления, конформное поведение, влияние меньшинства, социальная поляризация).
7. Техники и приемы работы со сложными сотрудниками на совещании: вербальные провокации нарушения дисциплины, искусство манипулирования вопросами, некорректность поведения кого-либо из участников совещания, прерывание неконструктивных отступлений от совещания.
8. Работа с возражениями на совещаниях. Техники аргументации и контраргументации. Определение неформальных лидеров. Поиск скрытых причин противодействию совещанию. Техника «Пять почему».
9. Техники, помогающие руководителю восстановить контроль и найти продуктивный путь в обсуждении и достижении соглашения. Техники перехвата и удержания инициативы. Уловки организационно-процедурного характера. Личностно-психологические уловки. Логико-психологические уловки.
10. Речь ведущего. Виды агрессивных высказываний. Техника нейтрализации агрессивных высказываний. Техника нейтрализации внешней агрессии.
11. Преодоление скованности сотрудников при изложении своих мыслей на совещании, устранения страха наказания за искренний ответ о причинах невыполнения заданий. Понимающие высказывания. Техника понимающих высказываний (правила конструктивных высказываний). Правила формулирования конструктивной критики.
12. Правила предоставления обратной связи во время совещаний. Техники пассивного, активного, эмпатического и рефлексивного слушания.
13. Критерии четкого инструктажа на совещании и модель взаимодействия с другими участниками совещания
14. Умение задавать точные вопросы на совещании. Снижение вероятности появления «неожиданных» вопросов
15. Наглядное представления информации (работа с флип-чартом, презентационными материалами, слайдами)
16. Ведение протокола: фиксация решений и идей

Блок 5. Завершение совещаний.
1. Подведение итогов: резюме и результаты.
2. Постановка задач на будущее. Ответственность и сроки исполнения. Делегирование полномочий.
3. Мотивация участников совещания к последующим действиям.

Блок 6. Последующее сопровождение совещаний.
1. Контроль реализации решений, принятых на совещании.
2. Технология внедрения изменений и их закрепления.
3. Анализ совещаний, постоянный мониторинг и совершенствование совещаний.